Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für den Kinderspielstadt Los Ämmerles e.V. von großer Bedeutung. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie transparent darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie als Betroffene bzw. Betroffener haben. Die Verarbeitung erfolgt stets unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Einhaltung der Vorgaben im Sinne der DSGVO ist

Kinderspielstadt Los Ämmerles e.V.

Alemannenweg 21

72119 Ammerbuch

info@los-aemmerles.de

Vertreten durch den Vorstand

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vereinsarbeit, insbesondere für Vereinsmitglieder, Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Vereinsveranstaltungen, weitere natürliche Personen, die im Zusammenhang mit dem Verein Daten bereitstellen (z. B. Interessenten, Ehrenamtliche, Förderer).

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Mitgliedsanmeldung

Bei der Anmeldung als Mitglied zum Verein erhebt wir insbesondere personenbezogenen Daten wie Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum, Bankverbindung (bei SEPA-Lastschriftverfahren). Diese Daten dienen der Verwaltung der Mitgliedschaft und der Erfüllung vertraglichen Pflichten (z. B. Beitragsabrechnung). Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Anmeldung zu Veranstaltungen

Für die Organisation von Veranstaltungen erfassen wir insbesondere zusätzliche Angaben wie Notfallkontakt, T-Shirt-Größe, Essensgewohnheiten, Teilnehmergruppe und Umfang der Teilnahme. Die Verarbeitung erfolgt ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für besondere Datenkategorien auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Nutzung von Bild- und Videomaterial

Während Veranstaltungen oder Vereinsaktivitäten können Fotos und Videos aufgenommen werden, die wir für die Öffentlichkeitsarbeit verwenden (z. B. Website, Amtsblatt, Flyer). Die Verwendung dieser Aufnahmen erfolgt ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen. Im Falle eines Widerrufs wird das Material nicht weiterverwendet und – soweit möglich – entfernt. Darüber hinaus wurden in der Vergangenheit im Rahmen der Kinderspielstadt „Los Ämmerles“ durch den vorherigen Träger bereits Fotos und Videos aufgenommen. Für die weitere Nutzung dieses Materials im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit holen wir ebenfalls eine entsprechende Einwilligung ein. Auch in diesen Fällen besteht das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

5. Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Mitgliederdaten werden während der Mitgliedschaft gespeichert und danach unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.
• Veranstaltungsbezogene Daten werden maximal 12 Monate nach Veranstaltungsende gelöscht. E-Mail-Adressen können bis zu zwei Jahre gespeichert werden, wenn Sie nicht widersprechen, um Sie über ähnliche Folgeveranstaltungen zu informieren. Ein Widerspruch ist jederzeit möglich und führt zur Löschung dieser Daten.

6. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

• auf Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sofern dem keine rechtlichen Pflichten entgegenstehen,
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

7. Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten im Auftrag des Vereins verarbeiten. Ein Beispiel ist die Campflow GmbH, die uns bei der Verwaltung von Mitgliederdaten und Veranstaltungsanmeldungen unterstützt. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Einhaltung der DSGVO sicherstellt. Campflow hostet die Daten ausschließlich in Deutschland und gibt diese nur im erforderlichen Umfang weiter. Weitere Details finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://go.campflow.de/datenschutz-app.

Im weiteren Speichern und Verarbeiten wir personenbezogene Daten über Nextcloud, welche auf einem vom Verein betriebenen Server gehostet wird. Wir kontrollieren diese Infrastruktur vollständig und schützen den Zugang durch geeignete technische Maßnahmen.

8. Übermittlung von Daten an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung der Vereinszwecke erforderlich ist (z.B. an Auftragsverarbeiter) oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. Behörden).

9. Ergänzende Hinweise

Diese Datenschutzerklärung erfolgt im Einklang mit der Datenschutzordnung des Kinderspielstadt Los Ämmerles e.V. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an neue rechtliche Anforderungen oder Vereinsprozesse anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website einsehbar.

Stand Juni 2025